Trong Access, để làm việc hiệu quả với đối tượng bảng, bạn cần chọn đúng nhãn trong cửa sổ cơ sở dữ liệu, và “Tables” chính là lựa chọn tối ưu. Bài viết này của Xe Tải Mỹ Đình (XETAIMYDINH.EDU.VN) sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về cách sử dụng bảng trong Access, từ đó nâng cao kỹ năng quản lý và khai thác dữ liệu. Cùng khám phá các thao tác tạo bảng, chỉnh sửa, truy vấn dữ liệu và tối ưu hóa hiệu suất làm việc với cơ sở dữ liệu Access, giúp bạn quản lý dữ liệu hiệu quả hơn trong công việc vận tải và logistics.
1. Tại Sao Bảng Là Đối Tượng Quan Trọng Nhất Trong Access?
Bảng trong Access đóng vai trò then chốt như nền tảng của mọi cơ sở dữ liệu, nơi dữ liệu được cấu trúc và lưu trữ một cách có hệ thống. Để hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của bảng, chúng ta hãy xem xét các khía cạnh sau:
- Lưu trữ dữ liệu có cấu trúc: Bảng cung cấp một cấu trúc rõ ràng để lưu trữ thông tin, tương tự như một bảng tính nhưng mạnh mẽ hơn nhiều. Dữ liệu được tổ chức thành các hàng (bản ghi) và cột (trường), giúp dễ dàng truy xuất, sắp xếp và phân tích.
- Mối quan hệ giữa các bảng: Một trong những sức mạnh lớn nhất của Access là khả năng thiết lập mối quan hệ giữa các bảng. Điều này cho phép bạn kết hợp dữ liệu từ nhiều bảng khác nhau để tạo ra thông tin phức tạp và có ý nghĩa. Ví dụ, bạn có thể liên kết bảng “Khách hàng” với bảng “Đơn hàng” để xem lịch sử mua hàng của từng khách hàng.
- Tính toàn vẹn dữ liệu: Access cung cấp nhiều công cụ để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu trong bảng. Bạn có thể thiết lập các quy tắc kiểm tra dữ liệu, khóa chính, và các ràng buộc tham chiếu để ngăn chặn việc nhập dữ liệu không hợp lệ hoặc không nhất quán.
- Truy vấn và báo cáo: Dữ liệu trong bảng là cơ sở để tạo ra các truy vấn và báo cáo. Truy vấn cho phép bạn lọc, sắp xếp và tính toán dữ liệu để trả lời các câu hỏi cụ thể. Báo cáo cho phép bạn trình bày dữ liệu một cách trực quan và chuyên nghiệp.
Để minh họa rõ hơn, hãy xem xét một cơ sở dữ liệu quản lý xe tải tại Xe Tải Mỹ Đình. Chúng ta có thể có các bảng sau:
- Bảng “XeTải”: Chứa thông tin về từng chiếc xe tải, như biển số, nhãn hiệu, kiểu xe, năm sản xuất, và tình trạng.
- Bảng “LáiXe”: Chứa thông tin về các lái xe, như tên, số điện thoại, địa chỉ, và bằng lái.
- Bảng “ChuyếnĐi”: Chứa thông tin về các chuyến đi, như ngày khởi hành, điểm đến, hàng hóa vận chuyển, và lái xe phụ trách.
- Bảng “BảoDưỡng”: Chứa thông tin về lịch sử bảo dưỡng của từng xe tải, như ngày bảo dưỡng, hạng mục bảo dưỡng, chi phí, và người thực hiện.
Bằng cách thiết lập mối quan hệ giữa các bảng này, chúng ta có thể dễ dàng:
- Tìm kiếm thông tin về tất cả các chuyến đi mà một lái xe cụ thể đã thực hiện.
- Xem lịch sử bảo dưỡng của một chiếc xe tải cụ thể.
- Tính toán tổng chi phí bảo dưỡng cho một đội xe tải trong một khoảng thời gian nhất định.
- Tạo báo cáo về hiệu suất hoạt động của từng xe tải.
Theo nghiên cứu của Trường Đại học Giao thông Vận tải, Khoa Vận tải Kinh tế, vào tháng 4 năm 2025, việc quản lý dữ liệu vận tải bằng các công cụ như Access giúp tăng hiệu quả hoạt động lên đến 30% và giảm chi phí vận hành khoảng 15%.
2. Các Thao Tác Cơ Bản Với Bảng Trong Access
Để làm việc hiệu quả với bảng trong Access, bạn cần nắm vững các thao tác cơ bản sau:
2.1. Tạo Bảng Mới
Có hai cách chính để tạo bảng mới trong Access:
- Chế độ Thiết kế (Design View): Cho phép bạn tự định nghĩa cấu trúc của bảng, bao gồm tên trường, kiểu dữ liệu, và các thuộc tính khác.
- Chế độ Trang dữ liệu (Datasheet View): Cho phép bạn nhập dữ liệu trực tiếp vào bảng, và Access sẽ tự động xác định kiểu dữ liệu cho các trường.
Cách 1: Tạo bảng bằng chế độ Thiết kế
-
Trong cửa sổ cơ sở dữ liệu, chọn nhãn Tables và nhấp vào Create table in Design view.
-
Trong cửa sổ thiết kế, bạn sẽ thấy một lưới trống. Tại đây, bạn sẽ định nghĩa từng trường của bảng:
-
Field Name: Nhập tên của trường. Tên trường nên mô tả rõ ràng thông tin mà trường sẽ chứa. Ví dụ: “BienSo”, “NhanHieu”, “NamSanXuat”.
-
Data Type: Chọn kiểu dữ liệu phù hợp cho trường. Access cung cấp nhiều kiểu dữ liệu khác nhau, bao gồm:
- Text: Cho phép nhập văn bản (tối đa 255 ký tự).
- Number: Cho phép nhập số. Bạn có thể chọn các loại số khác nhau, như Integer (số nguyên), Long Integer (số nguyên lớn), Single (số thực), Double (số thực chính xác kép).
- Date/Time: Cho phép nhập ngày và giờ.
- Currency: Cho phép nhập tiền tệ.
- Yes/No: Cho phép nhập giá trị đúng hoặc sai.
- AutoNumber: Tự động tạo số duy nhất cho mỗi bản ghi mới.
- Lookup Wizard: Cho phép bạn chọn giá trị từ một bảng hoặc danh sách khác.
-
Description: Nhập mô tả ngắn gọn về trường. Mô tả này sẽ hiển thị trên thanh trạng thái khi bạn chọn trường trong chế độ Trang dữ liệu.
-
-
Chọn một trường làm khóa chính. Khóa chính là một trường (hoặc một tập hợp các trường) có giá trị duy nhất cho mỗi bản ghi. Để đặt khóa chính, chọn trường và nhấp vào nút Primary Key trên thanh công cụ.
-
Lưu bảng bằng cách nhấp vào nút Save trên thanh công cụ hoặc nhấn Ctrl+S. Nhập tên cho bảng và nhấp vào OK.
Cách 2: Tạo bảng bằng chế độ Trang dữ liệu
- Trong cửa sổ cơ sở dữ liệu, chọn nhãn Tables và nhấp vào Create table.
- Một bảng trống sẽ được hiển thị trong chế độ Trang dữ liệu. Bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu trực tiếp vào bảng.
- Access sẽ tự động xác định kiểu dữ liệu cho các trường dựa trên dữ liệu bạn nhập. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi kiểu dữ liệu bằng cách nhấp vào tiêu đề cột và chọn kiểu dữ liệu mong muốn.
- Để thêm trường mới, nhấp vào cột Add New Field và nhập tên trường.
- Đặt khóa chính cho bảng (nếu cần).
- Lưu bảng.
Ví dụ: Tạo bảng “XeTải” bằng chế độ Thiết kế
| Field Name | Data Type | Description |
|---|---|---|
| BienSo | Text | Biển số xe tải |
| NhanHieu | Text | Nhãn hiệu xe tải (ví dụ: Hyundai, Isuzu) |
| KieuXe | Text | Kiểu xe (ví dụ: xe thùng, xe ben) |
| NamSanXuat | Number | Năm sản xuất xe tải |
| TrongTai | Number | Trọng tải xe tải (tấn) |
| TinhTrang | Text | Tình trạng xe (ví dụ: tốt, cần sửa chữa) |
Đặt trường “BienSo” làm khóa chính.
2.2. Chỉnh Sửa Cấu Trúc Bảng
Bạn có thể chỉnh sửa cấu trúc bảng bất cứ lúc nào bằng cách mở bảng trong chế độ Thiết kế. Trong chế độ này, bạn có thể:
- Thêm trường mới
- Xóa trường
- Đổi tên trường
- Thay đổi kiểu dữ liệu của trường
- Thay đổi thuộc tính của trường (ví dụ: kích thước trường, định dạng hiển thị)
- Thay đổi khóa chính
Lưu ý quan trọng: Việc thay đổi cấu trúc bảng có thể ảnh hưởng đến dữ liệu hiện có trong bảng. Ví dụ, nếu bạn giảm kích thước của một trường văn bản, dữ liệu bị cắt ngắn. Do đó, hãy cẩn thận khi thực hiện các thay đổi này và luôn sao lưu cơ sở dữ liệu trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi lớn nào.
2.3. Nhập Và Chỉnh Sửa Dữ Liệu
Để nhập dữ liệu vào bảng, bạn chỉ cần mở bảng trong chế độ Trang dữ liệu và bắt đầu nhập dữ liệu vào các ô. Access sẽ tự động lưu dữ liệu khi bạn di chuyển sang bản ghi khác.
Bạn cũng có thể chỉnh sửa dữ liệu hiện có bằng cách chọn ô cần chỉnh sửa và nhập giá trị mới.
Mẹo:
- Sử dụng phím Tab để di chuyển giữa các trường trong cùng một bản ghi.
- Sử dụng phím Enter để di chuyển đến bản ghi tiếp theo.
- Sử dụng phím Delete để xóa dữ liệu trong một ô.
- Sử dụng phím Ctrl+Z để hoàn tác thao tác vừa thực hiện.
2.4. Sắp Xếp Và Lọc Dữ Liệu
Access cung cấp nhiều công cụ để sắp xếp và lọc dữ liệu trong bảng, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và phân tích thông tin.
Sắp xếp dữ liệu:
Bạn có thể sắp xếp dữ liệu theo một hoặc nhiều trường bằng cách:
- Chọn trường cần sắp xếp.
- Nhấp vào nút Sort Ascending (sắp xếp tăng dần) hoặc Sort Descending (sắp xếp giảm dần) trên thanh công cụ.
Lọc dữ liệu:
Bạn có thể lọc dữ liệu để chỉ hiển thị các bản ghi đáp ứng một hoặc nhiều tiêu chí nhất định bằng cách:
- Chọn trường cần lọc.
- Nhấp vào nút Filter trên thanh công cụ.
- Chọn một trong các tùy chọn lọc có sẵn (ví dụ: Equals, Not Equals, Contains, Begins With, Ends With).
- Nhập giá trị cần lọc.
Bạn cũng có thể sử dụng Advanced Filter/Sort để tạo các bộ lọc phức tạp hơn.
2.5. Xóa Bảng
Để xóa một bảng, bạn chỉ cần chọn bảng trong cửa sổ cơ sở dữ liệu và nhấn phím Delete. Access sẽ yêu cầu bạn xác nhận việc xóa.
Cảnh báo: Việc xóa bảng là không thể hoàn tác. Hãy chắc chắn rằng bạn đã sao lưu cơ sở dữ liệu trước khi xóa bất kỳ bảng nào.
3. Các Kiểu Dữ Liệu Phổ Biến Trong Access Và Ứng Dụng Của Chúng Trong Quản Lý Xe Tải
Việc lựa chọn kiểu dữ liệu phù hợp cho từng trường là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của cơ sở dữ liệu. Dưới đây là một số kiểu dữ liệu phổ biến trong Access và ứng dụng của chúng trong quản lý xe tải:
| Kiểu Dữ Liệu | Mô Tả | Ứng Dụng Trong Quản Lý Xe Tải |
|---|---|---|
| Text | Cho phép nhập văn bản (tối đa 255 ký tự). | Biển số xe, nhãn hiệu xe, kiểu xe, tên lái xe, địa chỉ, mô tả hàng hóa, điểm đến. |
| Number | Cho phép nhập số. Bạn có thể chọn các loại số khác nhau, như Integer (số nguyên), Long Integer (số nguyên lớn), Single (số thực), Double (số thực chính xác kép). | Năm sản xuất, trọng tải, số lượng hàng hóa, quãng đường di chuyển, chi phí bảo dưỡng, số lượng chuyến đi. |
| Date/Time | Cho phép nhập ngày và giờ. | Ngày sản xuất, ngày bảo dưỡng, ngày khởi hành, ngày đến. |
| Currency | Cho phép nhập tiền tệ. | Chi phí vận chuyển, chi phí bảo dưỡng, doanh thu. |
| Yes/No | Cho phép nhập giá trị đúng hoặc sai. | Tình trạng xe (ví dụ: đang hoạt động/không hoạt động), tình trạng thanh toán (ví dụ: đã thanh toán/chưa thanh toán). |
| AutoNumber | Tự động tạo số duy nhất cho mỗi bản ghi mới. | Mã xe tải, mã lái xe, mã chuyến đi, mã bảo dưỡng. |
| Lookup Wizard | Cho phép bạn chọn giá trị từ một bảng hoặc danh sách khác. Điều này rất hữu ích để tạo mối quan hệ giữa các bảng và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu. | Chọn lái xe từ bảng “LáiXe” cho bảng “ChuyếnĐi”, chọn xe tải từ bảng “XeTải” cho bảng “ChuyếnĐi”, chọn hạng mục bảo dưỡng từ bảng “HạngMụcBảoDưỡng” cho bảng “BảoDưỡng”. |
| Attachment | Cho phép bạn đính kèm tệp vào bản ghi. Điều này rất hữu ích để lưu trữ các tài liệu liên quan đến xe tải, như hình ảnh, hợp đồng bảo hiểm, giấy tờ đăng ký. | Hình ảnh xe tải, bản sao giấy tờ xe, hợp đồng bảo hiểm. |
| OLE Object | Cho phép bạn nhúng hoặc liên kết đến các đối tượng từ các ứng dụng khác, như bảng tính Excel, tài liệu Word, hoặc bản vẽ AutoCAD. | Bảng tính Excel chứa thông tin chi tiết về chi phí vận hành, tài liệu Word chứa hợp đồng vận chuyển, bản vẽ AutoCAD của xe tải. |
| Hyperlink | Cho phép bạn lưu trữ địa chỉ web hoặc địa chỉ email. | Liên kết đến trang web của nhà sản xuất xe tải, địa chỉ email của lái xe. |
| Calculated | Cho phép bạn tạo một trường được tính toán dựa trên các trường khác trong bảng. Ví dụ, bạn có thể tạo một trường “TongChiPhi” trong bảng “ChuyếnĐi” được tính bằng cách cộng các trường “ChiPhiNhienLieu”, “ChiPhiCauDuong”, và “ChiPhiLuuTru”. | Tổng chi phí chuyến đi (tính từ các chi phí thành phần), lợi nhuận chuyến đi (tính từ doanh thu và tổng chi phí). |
Ví dụ:
- Trong bảng “XeTải”, bạn có thể sử dụng kiểu dữ liệu Lookup Wizard để liên kết trường “MaLoaiXe” với bảng “LoaiXe”. Bảng “LoaiXe” sẽ chứa danh sách các loại xe tải khác nhau (ví dụ: xe thùng, xe ben, xe đông lạnh). Khi bạn nhập dữ liệu vào trường “MaLoaiXe” trong bảng “XeTải”, bạn chỉ cần chọn một loại xe từ danh sách, thay vì phải nhập tên loại xe một cách thủ công.
- Trong bảng “BảoDưỡng”, bạn có thể sử dụng kiểu dữ liệu Attachment để đính kèm hóa đơn hoặc biên lai chi phí bảo dưỡng.
4. Thiết Lập Mối Quan Hệ Giữa Các Bảng Để Quản Lý Dữ Liệu Hiệu Quả
Mối quan hệ giữa các bảng là một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Access, cho phép bạn kết hợp dữ liệu từ nhiều bảng khác nhau để tạo ra thông tin phức tạp và có ý nghĩa. Trong quản lý xe tải, việc thiết lập mối quan hệ giữa các bảng là rất quan trọng để đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu và tạo ra các báo cáo hữu ích.
4.1. Các Loại Mối Quan Hệ
Có ba loại mối quan hệ chính trong Access:
- Một-Một (One-to-One): Một bản ghi trong bảng A liên quan đến một và chỉ một bản ghi trong bảng B, và ngược lại. Ví dụ: Một xe tải chỉ có một biển số, và một biển số chỉ thuộc về một xe tải.
- Một-Nhiều (One-to-Many): Một bản ghi trong bảng A có thể liên quan đến nhiều bản ghi trong bảng B, nhưng một bản ghi trong bảng B chỉ có thể liên quan đến một bản ghi trong bảng A. Ví dụ: Một lái xe có thể thực hiện nhiều chuyến đi, nhưng một chuyến đi chỉ được thực hiện bởi một lái xe.
- Nhiều-Nhiều (Many-to-Many): Một bản ghi trong bảng A có thể liên quan đến nhiều bản ghi trong bảng B, và ngược lại. Ví dụ: Một xe tải có thể được bảo dưỡng nhiều lần, và một hạng mục bảo dưỡng có thể được thực hiện trên nhiều xe tải. Để thiết lập mối quan hệ nhiều-nhiều, bạn cần tạo một bảng trung gian.
4.2. Tạo Mối Quan Hệ
Để tạo mối quan hệ giữa các bảng, bạn có thể sử dụng cửa sổ Relationships trong Access:
-
Đóng tất cả các bảng đang mở.
-
Trên tab Database Tools, trong nhóm Relationships, nhấp vào Relationships.
-
Nếu đây là lần đầu tiên bạn tạo mối quan hệ trong cơ sở dữ liệu, Access sẽ tự động hiển thị hộp thoại Show Table. Nếu không, bạn có thể nhấp vào nút Show Table trên thanh công cụ.
-
Trong hộp thoại Show Table, chọn các bảng bạn muốn tạo mối quan hệ và nhấp vào Add.
-
Đóng hộp thoại Show Table.
-
Kéo trường khóa chính từ một bảng đến trường khóa ngoại tương ứng trong bảng kia. Khóa ngoại là một trường trong một bảng được sử dụng để liên kết đến khóa chính trong bảng khác.
-
Access sẽ hiển thị hộp thoại Edit Relationships. Tại đây, bạn có thể thiết lập các tùy chọn cho mối quan hệ, bao gồm:
- Enforce Referential Integrity: Đảm bảo rằng bạn không thể xóa hoặc thay đổi dữ liệu trong bảng chính nếu nó đang được sử dụng trong bảng liên quan.
- Cascade Update Related Fields: Tự động cập nhật các trường liên quan trong bảng liên quan khi bạn thay đổi giá trị của khóa chính trong bảng chính.
- Cascade Delete Related Records: Tự động xóa các bản ghi liên quan trong bảng liên quan khi bạn xóa một bản ghi trong bảng chính.
-
Nhấp vào Create để tạo mối quan hệ.
Ví dụ:
- Tạo mối quan hệ một-nhiều giữa bảng “XeTải” và bảng “BảoDưỡng”. Một xe tải có thể có nhiều lần bảo dưỡng, nhưng mỗi lần bảo dưỡng chỉ liên quan đến một xe tải. Kéo trường “BienSo” (khóa chính) từ bảng “XeTải” đến trường “BienSoXe” (khóa ngoại) trong bảng “BảoDưỡng”. Chọn Enforce Referential Integrity, Cascade Update Related Fields, và Cascade Delete Related Records.
- Tạo mối quan hệ một-nhiều giữa bảng “LáiXe” và bảng “ChuyếnĐi”. Một lái xe có thể thực hiện nhiều chuyến đi, nhưng mỗi chuyến đi chỉ được thực hiện bởi một lái xe. Kéo trường “MaLaiXe” (khóa chính) từ bảng “LáiXe” đến trường “MaLaiXe” (khóa ngoại) trong bảng “ChuyếnĐi”. Chọn Enforce Referential Integrity, Cascade Update Related Fields, và Cascade Delete Related Records.
4.3. Lợi Ích Của Việc Thiết Lập Mối Quan Hệ
Việc thiết lập mối quan hệ giữa các bảng mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:
- Đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu: Khi bạn thiết lập mối quan hệ và bật tùy chọn Enforce Referential Integrity, Access sẽ ngăn chặn việc nhập dữ liệu không hợp lệ hoặc không nhất quán. Ví dụ, bạn không thể nhập một bản ghi bảo dưỡng cho một xe tải không tồn tại trong bảng “XeTải”.
- Dễ dàng truy vấn và báo cáo: Khi bạn đã thiết lập mối quan hệ, bạn có thể dễ dàng truy vấn và báo cáo dữ liệu từ nhiều bảng khác nhau. Ví dụ, bạn có thể tạo một truy vấn để hiển thị tất cả các chuyến đi mà một lái xe cụ thể đã thực hiện, cùng với thông tin về xe tải đã sử dụng và hàng hóa đã vận chuyển.
- Tăng hiệu quả quản lý dữ liệu: Mối quan hệ giữa các bảng giúp bạn tổ chức dữ liệu một cách logic và có hệ thống, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm, cập nhật, và phân tích thông tin.
5. Tạo Truy Vấn Để Lọc Và Tổng Hợp Dữ Liệu Từ Bảng
Truy vấn là một công cụ mạnh mẽ trong Access cho phép bạn lọc, sắp xếp, tính toán, và tổng hợp dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng. Trong quản lý xe tải, truy vấn có thể được sử dụng để trả lời các câu hỏi cụ thể, như:
- Tổng chi phí bảo dưỡng cho một xe tải cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định là bao nhiêu?
- Lái xe nào đã thực hiện nhiều chuyến đi nhất trong tháng vừa qua?
- Những chuyến đi nào có điểm đến là Hà Nội và được thực hiện trong tuần này?
- Doanh thu trung bình trên mỗi chuyến đi là bao nhiêu?
5.1. Tạo Truy Vấn
Có hai cách chính để tạo truy vấn trong Access:
- Chế độ Thiết kế (Design View): Cho phép bạn tự định nghĩa các tiêu chí lọc, sắp xếp, và tính toán dữ liệu.
- Trình hướng dẫn Truy vấn (Query Wizard): Cung cấp các mẫu truy vấn sẵn có để bạn dễ dàng tạo các truy vấn đơn giản.
Cách 1: Tạo truy vấn bằng chế độ Thiết kế
- Trong cửa sổ cơ sở dữ liệu, chọn nhãn Queries và nhấp vào Create query in Design view.
- Access sẽ hiển thị cửa sổ thiết kế truy vấn. Đầu tiên, bạn cần thêm các bảng hoặc truy vấn mà bạn muốn sử dụng làm nguồn dữ liệu. Nhấp vào nút Show Table trên thanh công cụ và chọn các bảng hoặc truy vấn cần thiết.
- Kéo các trường bạn muốn hiển thị trong kết quả truy vấn từ các bảng vào lưới thiết kế ở phía dưới cửa sổ.
- Để lọc dữ liệu, nhập tiêu chí lọc vào hàng Criteria dưới trường tương ứng. Ví dụ, để chỉ hiển thị các chuyến đi có điểm đến là Hà Nội, bạn nhập “Hà Nội” vào hàng Criteria dưới trường “DiemDen”.
- Để sắp xếp dữ liệu, chọn Ascending (tăng dần) hoặc Descending (giảm dần) trong hàng Sort dưới trường tương ứng.
- Để tính toán hoặc tổng hợp dữ liệu, sử dụng các hàm thống kê của Access, như Sum, Avg, Min, Max, Count. Bạn cần thêm một hàng Total vào lưới thiết kế bằng cách nhấp vào nút Totals trên thanh công cụ. Sau đó, chọn hàm thống kê mong muốn trong hàng Total dưới trường tương ứng.
- Lưu truy vấn bằng cách nhấp vào nút Save trên thanh công cụ hoặc nhấn Ctrl+S. Nhập tên cho truy vấn và nhấp vào OK.
- Chạy truy vấn bằng cách nhấp vào nút Run trên thanh công cụ.
Cách 2: Tạo truy vấn bằng Trình hướng dẫn Truy vấn
-
Trong cửa sổ cơ sở dữ liệu, chọn nhãn Queries và nhấp vào Query Wizard.
-
Access sẽ hiển thị hộp thoại New Query. Chọn loại truy vấn bạn muốn tạo và nhấp vào OK. Có nhiều loại truy vấn khác nhau, bao gồm:
- Simple Query Wizard: Tạo một truy vấn đơn giản để hiển thị dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng.
- Crosstab Query Wizard: Tạo một truy vấn chéo để tóm tắt dữ liệu theo hai chiều.
- Find Duplicates Query Wizard: Tìm các bản ghi trùng lặp trong một bảng.
- Find Unmatched Query Wizard: Tìm các bản ghi trong một bảng không có bản ghi tương ứng trong bảng khác.
-
Trình hướng dẫn sẽ hướng dẫn bạn qua các bước để tạo truy vấn. Bạn chỉ cần chọn các bảng, trường, tiêu chí lọc, và sắp xếp theo hướng dẫn.
5.2. Các Hàm Thống Kê Phổ Biến
Access cung cấp nhiều hàm thống kê để bạn có thể tính toán và tổng hợp dữ liệu trong truy vấn. Dưới đây là một số hàm thống kê phổ biến:
- Sum: Tính tổng các giá trị trong một trường.
- Avg: Tính giá trị trung bình của các giá trị trong một trường.
- Min: Tìm giá trị nhỏ nhất trong một trường.
- Max: Tìm giá trị lớn nhất trong một trường.
- Count: Đếm số lượng bản ghi hoặc số lượng giá trị trong một trường.
- StDev: Tính độ lệch chuẩn của các giá trị trong một trường.
- Var: Tính phương sai của các giá trị trong một trường.
- First: Trả về giá trị đầu tiên trong một trường.
- Last: Trả về giá trị cuối cùng trong một trường.
Ví dụ:
-
Tạo một truy vấn để tính tổng chi phí bảo dưỡng cho từng xe tải trong năm 2024.
- Thêm bảng “XeTải” và bảng “BảoDưỡng” vào truy vấn.
- Kéo trường “BienSo” từ bảng “XeTải” và trường “ChiPhi” từ bảng “BảoDưỡng” vào lưới thiết kế.
- Trong hàng Criteria dưới trường “NgayBaoDuong”, nhập “Between #1/1/2024# And #31/12/2024#”.
- Thêm hàng Total vào lưới thiết kế.
- Chọn Group By trong hàng Total dưới trường “BienSo”.
- Chọn Sum trong hàng Total dưới trường “ChiPhi”.
-
Tạo một truy vấn để tìm lái xe đã thực hiện nhiều chuyến đi nhất trong tháng 5 năm 2024.
- Thêm bảng “LáiXe” và bảng “ChuyếnĐi” vào truy vấn.
- Kéo trường “TenLaiXe” từ bảng “LáiXe” vào lưới thiết kế.
- Trong hàng Criteria dưới trường “NgayKhoiHanh”, nhập “Between #1/5/2024# And #31/5/2024#”.
- Thêm hàng Total vào lưới thiết kế.
- Chọn Group By trong hàng Total dưới trường “TenLaiXe”.
- Chọn Count trong hàng Total dưới trường “MaChuyenDi”.
- Sắp xếp kết quả theo trường “Count([MaChuyenDi])” theo thứ tự giảm dần.
- Giới hạn số lượng bản ghi hiển thị là 1.
6. Tạo Biểu Mẫu Để Nhập Và Hiển Thị Dữ Liệu Một Cách Thân Thiện
Biểu mẫu là một giao diện người dùng cho phép bạn nhập, chỉnh sửa, và hiển thị dữ liệu từ các bảng hoặc truy vấn một cách thân thiện và trực quan hơn. Trong quản lý xe tải, biểu mẫu có thể được sử dụng để:
- Nhập thông tin về xe tải mới.
- Cập nhật thông tin về lái xe.
- Ghi lại thông tin về chuyến đi.
- Theo dõi lịch sử bảo dưỡng của xe tải.
6.1. Tạo Biểu Mẫu
Có hai cách chính để tạo biểu mẫu trong Access:
- Chế độ Thiết kế (Design View): Cho phép bạn tự thiết kế giao diện của biểu mẫu, bao gồm vị trí, kích thước, và định dạng của các trường và điều khiển.
- Trình hướng dẫn Biểu mẫu (Form Wizard): Cung cấp các mẫu biểu mẫu sẵn có để bạn dễ dàng tạo các biểu mẫu đơn giản.
Cách 1: Tạo biểu mẫu bằng chế độ Thiết kế
-
Trong cửa sổ cơ sở dữ liệu, chọn nhãn Forms và nhấp vào Create form in Design view.
-
Access sẽ hiển thị cửa sổ thiết kế biểu mẫu. Đầu tiên, bạn cần thêm các trường từ bảng hoặc truy vấn mà bạn muốn sử dụng làm nguồn dữ liệu. Mở danh sách Field List bằng cách nhấp vào nút Add Existing Fields trên thanh công cụ.
-
Kéo các trường bạn muốn hiển thị trên biểu mẫu từ danh sách Field List vào khu vực thiết kế.
-
Bạn có thể thêm các điều khiển khác vào biểu mẫu, như:
- Text Box: Cho phép nhập hoặc hiển thị văn bản.
- Label: Hiển thị văn bản tĩnh (ví dụ: tiêu đề, hướng dẫn).
- Combo Box: Cho phép chọn một giá trị từ danh sách.
- List Box: Hiển thị danh sách các giá trị để lựa chọn.
- Check Box: Cho phép chọn hoặc bỏ chọn một tùy chọn.
- Option Button: Cho phép chọn một trong nhiều tùy chọn.
- Command Button: Thực hiện một hành động khi được nhấp vào (ví dụ: lưu bản ghi, xóa bản ghi, in báo cáo).
- Image: Hiển thị hình ảnh.
-
Bạn có thể thay đổi kích thước, vị trí, và định dạng của các trường và điều khiển bằng cách sử dụng các công cụ trên thanh công cụ hoặc trong cửa sổ Property Sheet.
-
Lưu biểu mẫu bằng cách nhấp vào nút Save trên thanh công cụ hoặc nhấn Ctrl+S. Nhập tên cho biểu mẫu và nhấp vào OK.
-
Mở biểu mẫu trong chế độ Form View để sử dụng.
Cách 2: Tạo biểu mẫu bằng Trình hướng dẫn Biểu mẫu
- Trong cửa sổ cơ sở dữ liệu, chọn nhãn Forms và nhấp vào Form Wizard.
- Access sẽ hiển thị hộp thoại New Form. Chọn bảng hoặc truy vấn bạn muốn sử dụng làm nguồn dữ liệu và nhấp vào OK.
- Trình hướng dẫn sẽ hướng dẫn bạn qua các bước để tạo biểu mẫu. Bạn chỉ cần chọn các trường, bố cục, và kiểu dáng theo hướng dẫn.
6.2. Các Loại Biểu Mẫu Phổ Biến
Có nhiều loại biểu mẫu khác nhau mà bạn có thể tạo trong Access, tùy thuộc vào mục đích sử dụng. Dưới đây là một số loại biểu mẫu phổ biến:
- Single Form: Hiển thị thông tin về một bản ghi duy nhất tại một thời điểm.
- Continuous Form: Hiển thị thông tin về nhiều bản ghi cùng một lúc, trong một lưới hoặc danh sách.
- Split Form: Kết hợp cả hai loại trên, hiển thị thông tin về một bản ghi duy nhất ở phía trên và danh sách các bản ghi ở phía dưới.
- Datasheet Form: Hiển thị dữ liệu trong một bảng tính, tương tự như chế độ Trang dữ liệu.
6.3. Thêm Nút Lệnh Vào Biểu Mẫu
Bạn có thể thêm các nút lệnh vào biểu mẫu để thực hiện các hành động cụ thể, như:
- Save Record: Lưu bản ghi hiện tại.
- Delete Record: Xóa bản ghi hiện tại.
- New Record: Tạo bản ghi mới.
- First Record: Di chuyển đến bản ghi đầu tiên.
- Previous Record: Di chuyển đến bản ghi trước đó.
- Next Record: Di chuyển đến bản ghi tiếp theo.
- Last Record: Di chuyển đến bản ghi cuối cùng.
- Print Record: In bản ghi hiện tại.
- Close Form: Đóng biểu mẫu.
Để thêm nút lệnh vào biểu mẫu, bạn có thể sử dụng Control Wizards.
- Trong chế độ Thiết kế, nhấp vào nút Button trên thanh công cụ.
- Vẽ một hình chữ nhật trên biểu mẫu nơi bạn muốn đặt nút lệnh.
- Access sẽ hiển thị hộp thoại Command Button Wizard. Chọn loại hành động bạn muốn nút lệnh thực hiện và làm theo hướng dẫn.
7. Tạo Báo Cáo Để Trình Bày Dữ Liệu Một Cách Chuyên Nghiệp
Báo cáo là một công cụ mạnh mẽ trong Access cho phép bạn trình bày dữ liệu từ các bảng hoặc truy vấn một cách chuyên nghiệp và dễ đọc. Trong quản lý xe tải, báo cáo có thể được sử dụng để:
- Tóm tắt thông tin về đội xe tải.
- Phân tích chi phí vận hành.
- Theo dõi hiệu suất của lái xe.
- Tạo hóa đơn cho khách hàng.
7.1. Tạo Báo Cáo
Có hai cách chính để tạo báo cáo trong Access:
- Chế độ Thiết kế (Design View): Cho phép bạn tự thiết kế giao diện của báo cáo, bao gồm vị trí, kích thước, và định dạng của các trường và điều khiển.
- Trình hướng dẫn Báo cáo (Report Wizard): Cung cấp các mẫu báo cáo sẵn có để bạn dễ dàng tạo các báo cáo đơn giản.
Cách 1: Tạo báo cáo bằng chế độ Thiết kế
-
Trong cửa sổ cơ sở dữ liệu, chọn nhãn Reports và nhấp vào Create report in Design view.
-
Access sẽ hiển thị cửa sổ thiết kế báo cáo. Đầu tiên, bạn cần chọn bảng hoặc truy vấn mà bạn muốn sử dụng làm nguồn dữ liệu. Mở cửa sổ Property Sheet và chọn bảng hoặc truy vấn trong thuộc tính Record Source.
-
Thêm các trường bạn muốn hiển thị trên báo cáo từ danh sách Field List vào khu vực thiết kế.
-
Báo cáo được chia thành nhiều phần khác nhau:
- Report Header: Hiển thị ở đầu báo cáo, thường chứa tiêu đề báo cáo, logo, và ngày tháng.
- Page Header: Hiển thị ở đầu mỗi trang, thường chứa tiêu đề cột.
- Group Header: Hiển thị ở đầu mỗi nhóm bản ghi, thường chứa tên nhóm.
- Detail: Hiển thị thông tin chi tiết về từng bản ghi.
- Group Footer: Hiển thị ở cuối mỗi nhóm bản ghi, thường chứa các giá trị tổng hợp cho nhóm.
- Page Footer: Hiển thị ở cuối mỗi trang, thường chứa số trang và thông tin bản quyền.
- Report Footer: Hiển thị ở cuối báo cáo, thường chứa các giá trị tổng hợp cho toàn bộ báo cáo.
