Biên Bản Giao Vận Hành Xe Ô Tô Tải: Mẫu Chuẩn và Hướng Dẫn Chi Tiết 2024

Trong lĩnh vực vận tải hàng hóa, đặc biệt là với đội xe tải, việc quản lý và đảm bảo trạng thái kỹ thuật của xe luôn là ưu tiên hàng đầu. Để đạt được điều này, Biên Bản Giao Vận Hành Xe ô Tô Tải đóng vai trò vô cùng quan trọng. Không chỉ là thủ tục hành chính thông thường, đây còn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp vận tải kiểm soát tình trạng xe, phân định trách nhiệm và tuân thủ các quy định pháp luật. Bài viết này từ Xe Tải Mỹ Đình, chuyên trang về xe tải và các vấn đề liên quan, sẽ cung cấp cho bạn mẫu biên bản chuẩn cùng hướng dẫn chi tiết để áp dụng hiệu quả vào hoạt động vận hành xe tải của mình.

Biên Bản Giao Vận Hành Xe Ô Tô Tải Là Gì?

Biên bản giao vận hành xe ô tô tải là văn bản ghi nhận lại tình trạng xe tải tại thời điểm giao và nhận xe giữa các bên liên quan. Thông thường, các bên này có thể là:

Giữa doanh nghiệp vận tải và lái xe: Khi giao xe cho lái xe để thực hiện nhiệm vụ vận chuyển.
Giữa các lái xe ca: Khi thay ca lái xe trong quá trình vận hành liên tục.
Giữa bộ phận kỹ thuật và lái xe: Sau khi xe được bảo dưỡng, sửa chữa và bàn giao lại cho lái xe.
Giữa các đơn vị thuê và cho thuê xe: Khi giao và trả xe trong hợp đồng thuê xe.

Mục đích chính của biên bản này là xác định rõ tình trạng xe về mặt kỹ thuật, các trang thiết bị đi kèm, mức nhiên liệu, và các vấn đề liên quan khác tại thời điểm bàn giao. Đây là cơ sở quan trọng để:

Phân định trách nhiệm: Xác định rõ bên nào chịu trách nhiệm về tình trạng xe trong từng giai đoạn vận hành.
Theo dõi lịch sử bảo dưỡng: Ghi nhận tình trạng xe giúp đối chiếu với lịch sử bảo dưỡng, phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn.
Đảm bảo an toàn vận hành: Kiểm tra và ghi nhận tình trạng xe trước mỗi chuyến đi, đảm bảo xe đủ điều kiện an toàn kỹ thuật.
Tuân thủ quy định pháp luật: Phù hợp với các quy định về quản lý và bảo dưỡng phương tiện vận tải đường bộ, ví dụ như Thông tư 53/2014/TT-BGTVT của Bộ Giao thông Vận tải.

Tại Sao Biên Bản Giao Vận Hành Xe Ô Tô Tải Quan Trọng?

Việc lập biên bản giao vận hành xe ô tô tải mang lại nhiều lợi ích thiết thực, không chỉ cho doanh nghiệp vận tải mà còn cho cả lái xe và các bên liên quan:

1. Cơ sở pháp lý và tuân thủ quy định

Thông tư 53/2014/TT-BGTVT, quy định về bảo dưỡng kỹ thuật, sửa chữa phương tiện giao thông cơ giới đường bộ, mặc dù không trực tiếp quy định về “biên bản giao vận hành xe ô tô tải”, nhưng tại Điều 6.5 đã nêu rõ:

“Các xe cơ giới xuất xưởng sau khi bảo dưỡng định kỳ phải có biên bản giao xe, trong đó ghi rõ thời hạn và các điều kiện bảo hành chất lượng sau dịch vụ.”

Ảnh: Trang đầu Thông tư 53/2014/TT-BGTVT của Bộ Giao thông Vận tải

Dù điều khoản này đề cập đến biên bản giao xe sau bảo dưỡng định kỳ, nó cho thấy tầm quan trọng của việc lập biên bản giao nhận trong quản lý xe. Việc mở rộng áp dụng biên bản giao nhận cho mỗi lần giao xe vận hành là một bước chủ động tuân thủ các nguyên tắc về quản lý và bảo trì phương tiện, đảm bảo xe luôn trong tình trạng kỹ thuật tốt.

2. Quản lý rủi ro và phân định trách nhiệm

Biên bản giao vận hành xe ô tô tải là bằng chứng xác thực về tình trạng xe tại thời điểm giao nhận. Điều này đặc biệt quan trọng trong các trường hợp xảy ra sự cố, tai nạn hoặc hư hỏng trong quá trình vận hành. Biên bản giúp:

Tránh tranh chấp: Xác định rõ tình trạng xe trước khi giao, tránh các tranh chấp về hư hỏng phát sinh trong quá trình sử dụng.
Xác định trách nhiệm: Dựa vào biên bản, dễ dàng xác định trách nhiệm thuộc về bên giao hay bên nhận xe nếu có sự cố xảy ra.
Bảo vệ quyền lợi các bên: Đảm bảo quyền lợi của cả doanh nghiệp, lái xe và các bên liên quan trong trường hợp có vấn đề phát sinh.

3. Nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành

Việc sử dụng biên bản giao vận hành xe ô tô tải một cách hệ thống giúp doanh nghiệp vận tải:

Kiểm soát tình trạng xe: Theo dõi liên tục tình trạng kỹ thuật của xe qua các biên bản giao nhận, phát hiện sớm các dấu hiệu bất thường.
Lập kế hoạch bảo dưỡng: Dữ liệu từ biên bản giao nhận cung cấp thông tin hữu ích để lập kế hoạch bảo dưỡng định kỳ và sửa chữa kịp thời.
Tối ưu hóa chi phí: Phát hiện và xử lý sớm các vấn đề nhỏ giúp tránh các hư hỏng lớn và tốn kém hơn trong tương lai.
Nâng cao ý thức lái xe: Quy trình giao nhận xe bằng biên bản giúp nâng cao ý thức trách nhiệm của lái xe trong việc kiểm tra và bảo quản xe.

4. Đảm bảo an toàn giao thông

Xe tải hoạt động trong điều kiện khắc nghiệt và tiềm ẩn nhiều rủi ro. Việc kiểm tra kỹ lưỡng tình trạng xe trước mỗi chuyến đi thông qua biên bản giao vận hành xe ô tô tải góp phần:

Giảm thiểu nguy cơ tai nạn: Phát hiện và khắc phục các lỗi kỹ thuật kịp thời, giảm nguy cơ tai nạn do xe không đảm bảo an toàn.
Bảo vệ tính mạng và tài sản: Đảm bảo an toàn cho lái xe, hàng hóa và những người tham gia giao thông khác.
Nâng cao uy tín doanh nghiệp: Thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của doanh nghiệp vận tải trong việc đảm bảo an toàn.

Các Mục Quan Trọng Trong Biên Bản Giao Vận Hành Xe Ô Tô Tải

Một biên bản giao vận hành xe ô tô tải đầy đủ và chi tiết cần bao gồm các mục thông tin sau:

Thông tin chung về xe:
- Biển số xe: (Ví dụ: 29C-XXXXX)
- Loại xe: (Ví dụ: Xe tải thùng kín, xe tải ben, xe đầu kéo…)
- Nhãn hiệu/Hãng xe: (Ví dụ: Hino, Isuzu, Hyundai, Howo…)
- Số khung/Số VIN: (Dãy số nhận dạng duy nhất của xe)
- Số máy: (Số động cơ)
- Số ODO (km đã đi): (Số kilomet hiển thị trên đồng hồ công-tơ-mét)
- Ngày sản xuất: (Năm sản xuất xe)
Thông tin về các bên giao và nhận:
- Bên giao:
  - Tên đơn vị/Cá nhân giao xe:
  - Người đại diện giao xe: (Họ tên, chức vụ, chữ ký)
- Bên nhận:
  - Tên đơn vị/Cá nhân nhận xe:
  - Người đại diện/Lái xe nhận xe: (Họ tên, chức vụ, chữ ký, số GPLX)
- Thời gian giao và nhận xe: (Ngày, giờ, phút)
- Địa điểm giao và nhận xe: (Ghi rõ địa điểm cụ thể)
Tình trạng xe hiện tại:

Đây là phần quan trọng nhất của biên bản, cần mô tả chi tiết tình trạng xe tại thời điểm giao nhận. Nên sử dụng bảng checklist để đảm bảo không bỏ sót các hạng mục kiểm tra. Các hạng mục kiểm tra chính bao gồm:
- Ngoại thất:
  - Thân vỏ: (Mô tả tình trạng chung, có trầy xước, móp méo, gỉ sét không?)
  - Đèn chiếu sáng: (Đèn pha, đèn xi nhan, đèn hậu, đèn sương mù – kiểm tra hoạt động)
  - Kính chắn gió, kính cửa: (Tình trạng kính, có rạn nứt không?)
  - Gương chiếu hậu: (Đầy đủ, không vỡ, điều chỉnh được)
  - Lốp xe: (Số lượng, tình trạng lốp, độ mòn, áp suất lốp – bao gồm cả lốp dự phòng)
  - Bậc lên xuống, vè chắn bùn: (Tình trạng, chắc chắn)
  - Thùng xe/Sàn xe: (Tình trạng, sạch sẽ, không hư hỏng)
  - Dụng cụ cứu hộ đi kèm: (Búa thoát hiểm, bình chữa cháy, kích lốp, bộ đồ nghề sửa chữa đơn giản…) – Liệt kê cụ thể số lượng và tình trạng.
- Nội thất:
  - Vô lăng: (Hoạt động nhẹ nhàng, không rơ rão)
  - Ghế ngồi: (Tình trạng, điều chỉnh được)
  - Bảng điều khiển: (Các đồng hồ, đèn báo hoạt động bình thường)
  - Còi xe: (Hoạt động tốt)
  - Điều hòa/Hệ thống thông gió: (Nếu có, kiểm tra hoạt động)
  - Các thiết bị điện tử khác: (Radio, GPS, camera hành trình… – nếu có)
- Động cơ và hệ thống vận hành:
  - Mức nhiên liệu: (Ghi rõ mức nhiên liệu hiện tại – ví dụ: gần đầy bình, nửa bình, còn 1/4 bình…)
  - Mức dầu nhớt: (Kiểm tra bằng que thăm dầu)
  - Mức nước làm mát: (Kiểm tra bình nước phụ)
  - Hệ thống phanh: (Phanh chính, phanh tay – kiểm tra sơ bộ độ ăn phanh)
  - Hệ thống lái: (Lái nhẹ, không có tiếng kêu lạ)
  - Ly hợp/Hộp số: (Vào số nhẹ nhàng, không kẹt số, không có tiếng ồn lạ)
  - Động cơ: (Khởi động dễ dàng, hoạt động êm ái, không có tiếng ồn bất thường, không rò rỉ dầu nhớt, nước làm mát)
- Giấy tờ xe:
  - Giấy đăng ký xe: (Bản gốc/Bản sao công chứng, còn hiệu lực)
  - Giấy chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường: (Còn hiệu lực)
  - Bảo hiểm xe: (Bảo hiểm trách nhiệm dân sự bắt buộc, bảo hiểm vật chất xe – nếu có)
  - Sổ nhật trình/Lệnh vận chuyển: (Nếu có)
  - Giấy phép lái xe của người nhận xe: (Kiểm tra tính hợp lệ và phù hợp loại xe)
Các ghi chú khác:
- Ghi lại các hư hỏng, sự cố đã biết trước đó (nếu có).
- Các vấn đề cần lưu ý trong quá trình vận hành.
- Các thỏa thuận đặc biệt giữa bên giao và bên nhận (nếu có).
Xác nhận của các bên:
- Chữ ký và ghi rõ họ tên của người giao xe.
- Chữ ký và ghi rõ họ tên của người nhận xe.
- Đóng dấu của đơn vị (nếu có).

Mẫu Biên Bản Giao Vận Hành Xe Ô Tô Tải Chuẩn (Template)

Bạn có thể tham khảo mẫu biên bản giao vận hành xe ô tô tải dưới đây. Mẫu này được thiết kế chi tiết và dễ sử dụng, bạn có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp mình.


**BIÊN BẢN GIAO VẬN HÀNH XE Ô TÔ TẢI**

**Số biên bản:** [Điền số biên bản, ví dụ: BBGVXH-2024-001]

**Ngày lập:** [Ngày] tháng [Tháng] năm 2024

**1. THÔNG TIN CHUNG VỀ XE**

*   Biển số xe:  ....................................................................................
*   Loại xe:  .......................................................................................
*   Nhãn hiệu/Hãng xe:  ...........................................................................
*   Số khung/Số VIN:  ............................................................................
*   Số máy:  .......................................................................................
*   Số ODO (km đã đi):  ........................................................................
*   Ngày sản xuất:  ...............................................................................

**2. THÔNG TIN BÊN GIAO VÀ BÊN NHẬN**

*   **BÊN GIAO:**
    *   Đơn vị/Cá nhân giao xe:  .....................................................................
    *   Người đại diện giao xe:  .....................................................................
        *   Chức vụ:  ..................................................................................
        *   Chữ ký:  ..................................................................................
*   **BÊN NHẬN:**
    *   Đơn vị/Cá nhân nhận xe:  .....................................................................
    *   Người đại diện/Lái xe nhận xe:  ..............................................................
        *   Chức vụ (nếu có):  .........................................................................
        *   Số GPLX (Lái xe):  ........................................................................
        *   Chữ ký:  ..................................................................................

**3. THỜI GIAN VÀ ĐỊA ĐIỂM GIAO NHẬN XE**

*   Thời gian giao xe:  [Ngày] tháng [Tháng] năm 2024,  [Giờ] : [Phút]
*   Địa điểm giao xe:  ...............................................................................
*   Thời gian nhận xe:  [Ngày] tháng [Tháng] năm 2024,  [Giờ] : [Phút] (Nếu nhận ngay sau khi giao)
*   Địa điểm nhận xe:  ............................................................................... (Nếu nhận ngay sau khi giao tại cùng địa điểm)

**4. TÌNH TRẠNG XE HIỆN TẠI (Đánh dấu √ vào ô "Đạt" hoặc "Không đạt" và ghi chú nếu cần)**

| HẠNG MỤC KIỂM TRA     | ĐẠT (√) | KHÔNG ĐẠT (√) | GHI CHÚ TÌNH TRẠNG/HƯ HỎNG |
| ----------------------- | -------- | ------------- | ----------------------------- |
| **A. NGOẠI THẤT**        |          |               |                                |
| 1. Thân vỏ             |          |               |                                |
| 2. Đèn chiếu sáng       |          |               |                                |
| 3. Kính chắn gió, kính cửa |          |               |                                |
| 4. Gương chiếu hậu       |          |               |                                |
| 5. Lốp xe (Số lượng, tình trạng, áp suất) |          |               |                                |
| 6. Bậc lên xuống, vè chắn bùn |          |               |                                |
| 7. Thùng xe/Sàn xe       |          |               |                                |
| 8. Dụng cụ cứu hộ (Liệt kê) |          |               |                                |
| **B. NỘI THẤT**         |          |               |                                |
| 9. Vô lăng              |          |               |                                |
| 10. Ghế ngồi             |          |               |                                |
| 11. Bảng điều khiển      |          |               |                                |
| 12. Còi xe               |          |               |                                |
| 13. Điều hòa/Thông gió (nếu có) |          |               |                                |
| 14. Thiết bị điện tử khác (nếu có) |          |               |                                |
| **C. ĐỘNG CƠ & HỆ THỐNG VẬN HÀNH** |          |               |                                |
| 15. Mức nhiên liệu       |          |               |                                |
| 16. Mức dầu nhớt         |          |               |                                |
| 17. Mức nước làm mát     |          |               |                                |
| 18. Hệ thống phanh       |          |               |                                |
| 19. Hệ thống lái         |          |               |                                |
| 20. Ly hợp/Hộp số        |          |               |                                |
| 21. Động cơ              |          |               |                                |
| **D. GIẤY TỜ XE**        |          |               |                                |
| 22. Giấy đăng ký xe     |          |               |                                |
| 23. Giấy kiểm định       |          |               |                                |
| 24. Bảo hiểm xe          |          |               |                                |
| 25. Sổ nhật trình/Lệnh vận chuyển (nếu có) |          |               |                                |
| 26. GPLX người nhận xe   |          |               |                                |

**5. CÁC GHI CHÚ KHÁC**

................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................