Excel est devenu un outil familier pour de nombreuses petites et moyennes entreprises dans la gestion des marchandises, des stocks et le suivi des opérations d’entrée et de sortie de marchandises. La facilité d’utilisation et l’optimisation des coûts font d’Excel un choix initial pour de nombreuses unités de transport et de logistique. Cependant, à mesure que la taille de l’entreprise se développe et que les besoins de gestion deviennent plus complexes, Excel révèle progressivement ses limites.
Cet article examinera en profondeur comment construire une liste de suivi des entrées et sorties de camions efficace avec Excel, tout en présentant une solution logicielle plus optimale, aidant les entreprises de transport à gérer les opérations d’entrée et de sortie de marchandises de manière professionnelle et à gagner du temps.
Gestion des Entrées et Sorties de Marchandises avec Excel : Une Solution Pratique au Départ
Le contrôle de la quantité de marchandises entrantes – sortantes – en stock est un facteur clé pour aider les entreprises de transport, en particulier celles qui possèdent de grandes flottes de camions, à planifier le déploiement des véhicules et des marchandises de manière raisonnable et opportune. Excel joue un rôle efficace dans la phase initiale grâce à sa capacité à mettre à jour les informations sur les marchandises, à calculer les quantités et à suivre facilement les rapports.
Généralement, un fichier Excel de base pour la gestion des stocks comprendra les champs d’information suivants :
- Heure d’entrée/sortie des marchandises
- Date de production/date d’expiration (si applicable)
- Numéro de document (si applicable)
- Code de marchandise
- Nom de la marchandise
- Quantité
- Unité de mesure
- Prix de revient/prix de vente
- Montant total
- …
Selon le type de marchandises, le processus de transport et les besoins de gestion, la feuille de calcul Excel peut être personnalisée de manière plus complexe avec de nombreux champs d’information détaillés.
La mise en place d’un processus de gestion des stocks et la formation du personnel à l’application de ce processus sont également très importantes pour minimiser les risques dans le processus opérationnel des entreprises de transport.
Interface de gestion des entrées et sorties de stock liée aux données clients sur le logiciel FastWork
Cependant, lorsque la quantité d’informations à gérer augmente, l’utilisation d’Excel peut devenir complexe et sujette à des erreurs. À ce stade, les entreprises de transport devraient envisager de passer à l’utilisation de logiciels de gestion des stocks spécialisés ou de logiciels ERP, SaaS intégrant des fonctionnalités de gestion des stocks pour assurer une plus grande efficacité et précision.
Modèles Excel de Suivi des Entrées et Sorties de Camions (À titre indicatif)
Pour aider les entreprises de transport à gagner du temps dans la création de fichiers de gestion, nous avons compilé quelques modèles Excel courants, qui peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins de gestion de la liste de suivi des entrées et sorties de camions :
Modèle 1 : Fichier de gestion des entrées et sorties de stock de marchandises général
Ce modèle Excel permet de gérer clairement la liste des marchandises, le relevé des entrées de marchandises, le relevé des sorties de marchandises et le rapport de synthèse des entrées et sorties de stock.
Télécharger le modèle de gestion des entrées et sorties de stock avec Excel ici
Modèle 2 : Fichier de gestion des entrées et sorties de stock de matériel de transport
Fichier Excel de gestion des entrées et sorties de stock de matériel
Ce modèle Excel convient aux entreprises de transport qui gèrent elles-mêmes leur entrepôt de matériel et de pièces détachées pour camions. Le contenu comprend : les informations sur l’entreprise, la liste des matériels, le registre de stock, le rapport des entrées et sorties de stock et les bons de sortie – entrée en stock.
Télécharger le modèle de rapport des entrées et sorties de stock de matériel de transport ici
Modèle 3 : Fichier Excel de gestion des entrées et sorties de stock de carburant
Fichier Excel de gestion des entrées et sorties de stock de boissons
Ce modèle permet de suivre la quantité de carburant en stock, les fluctuations des coûts et la consommation de carburant hebdomadaire pour la flotte de véhicules.
Télécharger le modèle Excel de gestion de stock de carburant ici
Modèle 4 : Fichier Excel de gestion des entrées et sorties de stock de pièces détachées et d’équipements électroniques
Modèle 5 : Tableau de synthèse des Entrées – Sorties de stock, détails des matériels, bons d’entrée en stock
Télécharger le tableau Excel détaillé de synthèse des entrées – sorties de stock
Modèle 05 : Tableau de synthèse des Entrées – Sorties de stock, détails des matériels, bons d'entrée en stock
Modèle 6 : Entrées et sorties de stock pour les entreprises de commerce, de services et de construction (Applicable aux parcs de véhicules)
Télécharger le modèle Excel détaillé de gestion des entrées et sorties de stock
Modèle Excel de gestion des entrées et sorties de stock
Modèle 7 : Modèle de gestion des entrées et sorties de stock (avec formules)
Télécharger gratuitement le modèle Excel de gestion du matériel en stock, entrées et sorties
7 Astuces pour une Gestion Rapide, Simple et Précise des Entrées et Sorties de Stock avec Excel pour les Entreprises de Transport
L’utilisation d’Excel pour la gestion des entrées et sorties de stock nécessite des compétences en traitement de données et de la prudence. Voici 7 astuces pour aider les entreprises de transport à construire et à utiliser plus efficacement des feuilles de calcul Excel :
- Attention à éviter les erreurs dues à l’inventaire manuel : Assurer l’exactitude des données d’entrée, limiter les erreurs lors de la saisie des données.
- Mettre à jour les données immédiatement : Dès qu’il y a une entrée ou une sortie de marchandises, il est nécessaire de mettre à jour le fichier Excel pour s’assurer que les données sont toujours exactes et à jour.
- Utiliser la technologie du cloud computing (si possible) : Stocker le fichier Excel sur des plateformes cloud permet à plusieurs personnes d’accéder et de mettre à jour les données, augmentant ainsi la collaboration.
- Prendre le temps d’intégrer les données : S’il existe plusieurs fichiers Excel ou d’autres sources de données, essayez de les intégrer pour avoir une vue d’ensemble.
- Évaluer les données périodiquement : Vérifier et analyser régulièrement les données pour détecter les problèmes de stock, prévoir la demande et prendre des décisions de déploiement de véhicules raisonnables.
- Inventaire et évaluation globale : Effectuer des inventaires de stock périodiques pour comparer les données réelles avec les données sur Excel, afin de garantir l’exactitude.
- Savoir quand abandonner Excel et passer à un logiciel : Lorsque la taille du transport se développe et que la gestion avec Excel devient trop complexe, envisagez de passer à un logiciel professionnel.
Avantages et Inconvénients de la Gestion des Entrées et Sorties de Stock avec Excel dans le Transport
Par rapport aux registres papier traditionnels, Excel est un grand pas en avant, permettant de gagner du temps et des efforts pour les employés et les gestionnaires de transport.
Avantages :
- Interface conviviale et facile à utiliser : La plupart des employés de bureau sont familiers avec Excel.
- Gratuit : Excel est un logiciel courant et est souvent déjà installé.
- Prise en charge de diverses fonctions de calcul : Excel fournit de nombreuses fonctions de calcul puissantes, assurant la précision.
- Mise à jour rapide des données : Facile d’ajouter, de modifier, de supprimer des données et des listes de marchandises.
- Gestion des droits d’utilisateur : Possibilité d’attribuer des droits de consultation et de modification du fichier à chaque employé.
Inconvénients :
- Convient uniquement aux petites tailles : Excel est difficile à gérer efficacement lorsque le nombre de véhicules, de marchandises et de transactions est trop important.
- Sécurité faible : Les données Excel sont facilement modifiées, supprimées ou perdues en raison d’erreurs de l’utilisateur ou de problèmes techniques. Capacité de récupération des données limitée.
- Difficulté de gestion synchrone : Le stockage dans plusieurs fichiers Excel rend difficile la synthèse et la comparaison des données.
- Nécessite des compétences Excel avancées : Pour une gestion complexe, les utilisateurs doivent maîtriser les fonctions et fonctionnalités avancées d’Excel.
Par conséquent, lorsque l’entreprise de transport se développe, la transition vers un logiciel de gestion du système d’entrepôt de transport est nécessaire pour assurer l’efficacité et le professionnalisme dans la gestion de la liste de suivi des entrées et sorties de camions. Le logiciel permet de mettre à jour les données en temps réel, d’améliorer l’efficacité du travail et d’exploiter les entrepôts de véhicules de manière plus rationalisée.
Solution Alternative à Excel : Gestion Efficace des Entrées et Sorties de Stock dans le Transport, Données Centralisées
Le logiciel FastWork Sale est une solution de gestion des ventes et des stocks sur la plateforme de gestion d’entreprise globale FastWork Platform, qui est approuvée par de nombreuses entreprises de transport. Le logiciel offre une efficacité de gestion des entrées et sorties de stock supérieure à Excel.
Logiciel de gestion des entrées et sorties de stock FastWork Sale
Le logiciel FastWork Sale se distingue par ses fonctionnalités :
- Gestion d’entrepôts diversifiés : entrepôt principal, entrepôt de succursale, parc de véhicules…
- Gestion détaillée des marchandises : par SKU, classification, coûts…
- Contrôle des entrées – sorties – stocks en temps réel : bons d’entrée, bons de sortie, bons de transfert de stock en ligne.
- Rapports automatiques et détaillés : marchandises, données précises sur les entrées et sorties de stock.
- Utilitaires : importation et exportation de fichiers Excel, filtres rapides, inventaire automatique…
Outre la gestion des stocks, FastWork Sale intègre également des fonctionnalités de gestion des ventes, des clients, des devis, des contrats, du service client…, aidant les entreprises de transport à gérer de manière globale sur une plateforme unique.
Pour une consultation gratuite et une démonstration du logiciel de gestion des entrées et sorties de stock FastWork, veuillez contacter la Hotline 0983-089-715 ou vous inscrire via le formulaire d’inscription.