Contabilidad para Transporte Turístico: Optimiza Costes y Gestión

En el sector del transporte, especialmente en el transporte turístico, la gestión y la contabilidad de los costes juegan un papel fundamental en el éxito y la rentabilidad de la empresa. Los costes de combustible, mano de obra, mantenimiento de vehículos y otros gastos varían constantemente, lo que exige que la contabilidad del transporte turístico domine las operaciones, sea flexible en la gestión y optimice cada partida. Este artículo de Xe Tải Mỹ Đình profundizará en los aspectos importantes de la contabilidad del transporte turístico, ayudando a las empresas de transporte a optimizar los costes, mejorar la eficiencia operativa y cumplir con las normativas legales.

Costes de Combustible: Un Factor de Gran Peso

Los costes de combustible son siempre uno de los mayores factores de coste en las operaciones de transporte, especialmente para los vehículos turísticos que viajan con frecuencia en rutas largas y terrenos diversos. Determinar y controlar los costes de combustible con precisión es crucial para garantizar la transparencia y la eficiencia en la gestión financiera de la empresa. El ratio de costes de combustible sobre los ingresos puede variar en función de muchos factores:

Tipo de vehículo y carga útil: Los vehículos turísticos tienen diferentes tamaños y cargas útiles, por lo que consumirán diferentes cantidades de combustible. Los vehículos más grandes que pueden transportar más pasajeros suelen consumir más combustible.
Año de fabricación y origen: Los vehículos más nuevos suelen ser más eficientes en el consumo de combustible que los vehículos más antiguos. La tecnología de fabricación de los diferentes países también influye en la eficiencia del consumo de combustible.
Ruta de transporte: La topografía llana, montañosa o fluvial afectará al consumo de combustible. Las carreteras de montaña y las carreteras en mal estado aumentarán el consumo de combustible.
Distancia de transporte: Cuanto mayor sea la distancia recorrida, mayores serán los costes totales de combustible.
Número de pasajeros: El número de pasajeros en el vehículo también afecta al consumo de combustible, aunque el grado de influencia no suele ser tan grande como otros factores.
Naturaleza del viaje: Los viajes turísticos suelen moverse más despacio y detenerse más a menudo que el transporte de mercancías, lo que puede afectar al consumo medio de combustible.

Para establecer las normas de consumo de combustible para cada tipo de vehículo turístico, el contable debe basarse en los factores anteriores, al tiempo que consulta las normas del fabricante, la experiencia práctica y las condiciones operativas específicas de la empresa. Esta norma será una base importante para controlar los costes de combustible y calcular el coste del transporte.

Cuando un vehículo turístico realiza un viaje, el contable se basará en la distancia de transporte, el número de pasajeros, la naturaleza del viaje y las normas de consumo de combustible establecidas para calcular el consumo de combustible previsto. Esta cantidad de combustible se registrará como parte de los costes directos en el coste de los servicios de transporte turístico. La información sobre la distancia, los pasajeros y la ruta suele obtenerse de los contratos de transporte, las órdenes de envío o otros documentos relacionados.

Ejemplo: Un vehículo turístico de 45 plazas realiza un viaje desde Hanói a Hạ Long, una distancia de unos 180 km.

Tipo de transporte: Transporte turístico
Ruta: Hanói – Hạ Long (unos 180 km)
Número de pasajeros: 40 personas
Tipo de vehículo: Vehículo de 45 plazas

A partir del ejemplo anterior, el coste de combustible se calculará en función de la norma de consumo de combustible del vehículo de 45 plazas para una ruta mixta (carretera y urbana), multiplicada por la distancia de viaje de ida y vuelta (360 km) y puede ajustarse en función del número de pasajeros (si la norma tiene en cuenta este factor).

Además del coste principal del combustible (gasolina, gasóleo), el contable también debe tener en cuenta los combustibles auxiliares como el aceite de motor y el líquido de frenos. Estos tipos suelen sustituirse periódicamente según las recomendaciones del fabricante o según el kilometraje real. La gestión y la contabilidad de los costes de los combustibles auxiliares también deben llevarse a cabo de forma estricta para garantizar la integridad y exactitud de los costes de transporte.

Un camión cisterna repostando combustible en un autobús turísticoRepostaje de combustible para autobuses turísticos

Costes de Mano de Obra y Deducciones Salariales

Los costes de mano de obra en el transporte turístico incluyen los salarios de los conductores, los asistentes y las deducciones salariales como la seguridad social (BHXH), el seguro médico (BHYT) y el seguro de desempleo (BHTN). El salario de los conductores y asistentes puede variar en función del tipo de vehículo, la ruta, la distancia de transporte, la naturaleza de las mercancías (en el caso de vehículos turísticos que también transportan equipaje y mercancías) y la política de cada empresa.

Para los vehículos turísticos de alta calidad, que atienden a turistas internacionales o grupos VIP, la empresa puede necesitar contratar personal de servicio adicional en el vehículo, guías turísticos acompañantes. En este caso, los costes de mano de obra aumentarán, pero al mismo tiempo mejorarán la calidad del servicio y el valor añadido para la empresa.

El contable debe supervisar y contabilizar íntegramente los salarios, las bonificaciones, las dietas y las deducciones salariales de los conductores y el personal de servicio. Esto no sólo garantiza los derechos de los empleados, sino que también ayuda a la empresa a cumplir con la normativa legal sobre trabajo y seguros.

Un grupo de conductores de autobuses turísticos reunidosConductores de autobuses turísticos y personal de apoyo

Costes Generales de Fabricación (CGF) y Otros Costes Relacionados

Además de los costes directos de combustible y mano de obra, las empresas de transporte turístico también incurren en muchos costes generales de fabricación y otros costes, entre ellos:

Costes de depreciación del vehículo: Los vehículos turísticos son activos fijos de gran valor, y los costes de depreciación se calculan y asignan gradualmente a los costes operativos durante la vida útil del vehículo. El método de depreciación más utilizado es el de línea recta.
Costes de reparación y mantenimiento del vehículo: Para garantizar que el vehículo esté siempre en buen estado de funcionamiento y seguridad, la empresa debe realizar un mantenimiento periódico y reparaciones cuando sea necesario. Estos costes incluyen los costes de materiales, piezas de repuesto y costes de mano de obra de reparación.
Costes de neumáticos: Los neumáticos son una parte de desgaste rápido, especialmente para los vehículos turísticos que viajan mucho. Los costes de los neumáticos incluyen los costes de compra, sustitución y reparación de neumáticos nuevos.
Costes de materiales y piezas de repuesto: Otros tipos de materiales y piezas de repuesto como aceite, grasa, baterías, filtros de aire, filtros de aceite, refrigerante… también deben sustituirse periódicamente.
Tasas y gravámenes: Incluyen peajes de carretera, tasas de aparcamiento, tasas de inspección técnica de vehículos, seguros de vehículos (seguro de responsabilidad civil, seguro a todo riesgo), permisos de transporte turístico…
Costes de gestión de la flota: Salarios del personal de gestión de la flota, costes de material de oficina, teléfono, internet…
Costes de alquiler de garaje, aparcamiento (si los hay): Si la empresa no dispone de garaje o aparcamiento propio, se generarán costes de alquiler externo.
Costes de publicidad y marketing: Para atraer clientes, especialmente en el competitivo sector turístico, la empresa necesita invertir en actividades de publicidad y marketing.

Estos costes CGF pueden agruparse y asignarse al coste de los servicios de transporte utilizando diversos métodos, en función de la escala y las características operativas de la empresa. Algunas empresas pueden asignar los costes CGF en función de los costes de combustible, los costes directos de mano de obra o el kilometraje.

Un autobús turístico en mantenimiento en un garajeReparación y mantenimiento de autobuses turísticos

Contabilidad de Costes de Transporte Turístico

Los principios de contabilidad de costes en la contabilidad del transporte turístico cumplen con las normas contables vigentes. El transporte se considera un tipo de servicio de naturaleza productiva, por lo que la contabilidad de costes es similar a la de las empresas manufactureras.

Cuentas contables de uso común:

Cuenta 621 – Costes directos de materias primas: Se utiliza para agrupar los costes de combustible y materiales auxiliares utilizados directamente para las operaciones de transporte.
Cuenta 622 – Costes directos de mano de obra: Se utiliza para agrupar los costes salariales y las deducciones salariales de conductores y asistentes.
Cuenta 627 – Costes generales de fabricación: Se utiliza para agrupar los costes CGF como la depreciación del vehículo, la reparación y el mantenimiento del vehículo, los costes de los neumáticos, las tasas y los gravámenes, los costes de gestión de la flota…
Cuenta 154 – Costes de producción y explotación en curso: Se utiliza para agrupar los costes de producción y explotación incurridos durante el periodo. Según la Circular 15, la cuenta 154 se detalla en cuentas de nivel 2 como 1541 (costes de MPD), 1542 (costes de MOD), 1547 (costes CGF). Según la Circular 48, la cuenta 154 no tiene detalles de nivel 2.
Cuenta 632 – Coste de los bienes vendidos: Se utiliza para registrar el coste de los servicios de transporte prestados durante el periodo.
Cuenta 511 – Ingresos por ventas y prestación de servicios: Se utiliza para registrar los ingresos procedentes de las operaciones de transporte.
Cuenta 642 – Gastos de administración: Se utiliza para agrupar los gastos generales de gestión de la empresa.

Algunas operaciones contables básicas:

Compra de combustible y entrada en almacén:

Debe Cuenta 152 (Materias primas) Debe Cuenta 1331 (IVA soportado deducible) Haber Cuenta 111, 112, 331 (Efectivo, Depósitos bancarios, Proveedores)
Salida de combustible para uso del vehículo:

Debe Cuenta 621 (Costes directos de materias primas) (Según la Circular 15) o Debe Cuenta 154 (Según la Circular 48) Haber Cuenta 152 (Materias primas)
Cálculo de salarios y deducciones salariales para conductores y asistentes:

Debe Cuenta 622 (Costes directos de mano de obra) (Según la Circular 15) o Debe Cuenta 154 (Según la Circular 48) Haber Cuenta 334 (Remuneraciones pendientes de pago) Haber Cuenta 338 (Otras cuentas por pagar y por liquidar) (detalle de las cuentas 3383, 3384, 3388)
Amortización del vehículo:

Debe Cuenta 627 (Costes generales de fabricación) (Según la Circular 15) o Debe Cuenta 154 (Según la Circular 48) Haber Cuenta 214 (Amortización de activos fijos)
Agrupación de otros costes CGF:

Debe Cuenta 627 (Costes generales de fabricación) (Según la Circular 15) o Debe Cuenta 154 (Según la Circular 48) Haber Cuenta 111, 112, 331, … (Cuentas relacionadas)
Traslado de los costes de producción:

Debe Cuenta 154 (Costes de producción y explotación en curso) Haber Cuenta 621, 622, 627 (Según la Circular 15)
Cálculo del coste de los servicios de transporte:

Debe Cuenta 632 (Coste de los bienes vendidos) Haber Cuenta 154 (Costes de producción y explotación en curso)
Registro de ingresos:

Debe Cuenta 131, 111, 112 (Clientes, Efectivo, Depósitos bancarios) Haber Cuenta 511 (Ingresos por ventas y prestación de servicios) Haber Cuenta 33311 (IVA repercutido)
Traslado de los gastos de administración:

Debe Cuenta 642 (Gastos de administración) Haber Cuenta 111, 112, 331, … (Cuentas relacionadas)
Determinación de los resultados empresariales:

Traslado de ingresos y gastos para determinar las ganancias/pérdidas del periodo.

Diagrama de flujo del proceso contable para el transporte turísticoLibro de contabilidad y calculadora

Optimización de la Contabilidad del Transporte Turístico

Para mejorar la eficiencia de la contabilidad del transporte turístico, las empresas deben prestar atención a los siguientes factores:

Establecer normas de costes razonables: Las normas de combustible, las normas de mantenimiento y reparación de vehículos deben establecerse de forma científica, basándose en las operaciones reales y las condiciones de funcionamiento.
Controlar estrictamente los costes: Llevar a cabo el control de los costes de combustible, los costes de reparación y mantenimiento, los costes de neumáticos y otros costes. Utilizar herramientas de gestión como tarjetas de combustible, software de gestión de flotas para supervisar y controlar los costes.
Aplicar la tecnología a la gestión contable: Utilizar software de contabilidad especializado para el transporte para automatizar las operaciones, minimizar los errores y ahorrar tiempo.
Formar y mejorar las capacidades del personal contable: Asegurarse de que el personal contable domina las operaciones, actualiza las nuevas normativas legales y tiene conocimientos de software de contabilidad.
Analizar y evaluar los costes periódicamente: Realizar análisis periódicos de los costes de transporte para detectar anomalías, evaluar la eficiencia del uso de los costes y proponer soluciones óptimas.
Cumplir la legislación y las normas contables: Asegurarse de que la contabilidad se realiza de acuerdo con la legislación vigente y las normas contables.

Conclusión:

La contabilidad del transporte turístico desempeña un papel importante en la gestión financiera y la mejora de la eficiencia operativa de la empresa. Dominando las operaciones, controlando estrictamente los costes, aplicando la tecnología y cumpliendo la ley, las empresas de transporte turístico pueden optimizar las operaciones contables, minimizar los riesgos y lograr un desarrollo sostenible. Xe Tải Mỹ Đình espera que este artículo haya proporcionado información útil para las empresas del sector del transporte turístico.

Autobús turístico moderno en la carretera